Czymś co dla mnie – jako ucznia liceum – było zawsze ciekawym wydarzeniem, były drzwi otwarte. Później w trakcie studiów, byłem nawet zaangażowany w organizację. Jak się okazało kiedy zacząłem pracę w administracji postanowiłem wykończyć dni otwartych drzwi i zacząć coś nowego. Jak i wyglądał ostatni dzień otwartych drzwi na uniwersytecie i jednocześnie pierwszym przełomowym.

Historia dni otwartych

Idea drzwi otwartych była zawsze taka, żeby w jeden lub kilka dni zachęcić hordy młodych ludzi – licealistów, do odwiedzenia placówki, pokazania im tyle ile się da i tym samym nakłonienia ich do przyjścia na studia właśnie tutaj. Idea słuszna, pod warunkiem ograniczonego dostępu do informacji. W latach 90. lub 00. kiedy informacje o danym kierunku uzyskiwałem od znajomych lub z informatorów, DODy miały ogromne znaczenie. Nie mniej, czasy mocno się zmieniły i nasze życie przeniosło się do rzeczywistości wirtualnej, a znajomości do, nomen omen, sieci społecznościowych. O tym, jak studiuje się na socjologii lub politologii mogłem zapytać bezpośrednio studentów, nie wychodząc z domu.

Innymi słowy, czasy się zmieniły, ale sposób myślenia w promocji uniwersytetu pozostał. Muszę tutaj także dodać, że już w latach moich studiów, a tym bardziej pracy w administracji, KUL był specyficzną uczelnią jeśli chodzi o zasięg i wizerunek. Najgorszy PR, zaznaczam że cały czas mówię o „wtedy”, a sytuacji „teraz” nie analizuję i nie porównuję, więc najgorzej prezentował się KUL lokalnie, ale poza swoim sąsiedztwem opinia na temat uczelni była coraz lepsza. W związku z tym, studentów lokalnych było mniej niż przyjezdnych. Tym bardziej rywalizacja z wiele większym i bogatszym UMCSem skazana była na porażkę.

Ostatni dzień otwartych drzwi

Pracę na uniwersytecie rozpocząłem w 2015 roku w okresie wakacyjnym. Wtedy też pierwszy i ostatni raz uczestniczyłem w organizacji dnia otwartego. Organizacyjnie było to spore wyzwanie, wymagające integracji działań wielu grup studenckich, wymyślenia czegoś oryginalnego i zabawienia potencjalnego tłumu, który z jakiegoś powodu poczuję ogromną ochotę przyjścia na uniwersytet.

Jeśli mnie pamięć nie myli ostatnim wydarzeniem wieczoru był występ kabaretu Świerszczychrząszcz, lubelaków i twórców, nazwałbym to, bardziej ambitnego kabaretu. Frekwencję można zobaczyć na zdjęciach z tamtego wydarzenia, dostępnych na stronie uczelni.

Jasnym było, że ta idea i ten format dni otwartych się wypalił, a całe życie i źródło informacji znalazło się w Internecie. Rozważyć należało nakład pracy, koszty i efekt. Przelicznik był dość prosty JEŚLI wydarzenie kosztowało dwadzieścia tysięcy złotych (ta liczba jest całkowicie wymyślona), przyciągnęło optymistycznie licząc sto osób, z których dziesięć rozpocznie studia, to koszt pozyskania jednej osoby, to aż dwa tysiące złotych. Trzeba było wymyślić wydarzenie mniej angażujące, tańsze i przynajmniej tak samo skuteczne. Tak narodził się pomysł, żeby przenieść wydarzenie tam gdzie są kandydaci na studia – do internetu.

Nowy pomysł

Dość dokładnie pamiętam, jak siedzieliśmy, jako dział promocji, w gabinecie u mojej wieloletniej kierownik i jednego z lepszych rzeczników prasowych, jakich miał KUL – Lidii Jaskuły, na naradzie „co z tym dniem otwartym”… Rzuciłem, żeby zrobić dzień otwarty, tak jak program telewizyjny i puścić do internetu. Czy wiedziałem jak to zrobić? Nie. Czy mieliśmy potencjał ludzki do organizacji? Nie. Czy miałem blade pojęcie czy to będzie sukces? Oczywiście, że nie. Cały zespół, poza Lidką, dał dość mocny opór pomysłowi. I de facto, w pewnym momencie zostałem z ideą sam.

Ale kto nie ryzykuje ten nie pije szampana. Organizowałem już wtedy studentów w ramach Akademickiego Studia Filmowego. Jeden z nich rzucił, że w sumie on ma takiego znajomego, co to ma sprzęt i w sumie może go zapytać czy by pomógł i za ile. I tak poznałem Krzyśka i Pawła, z którymi pracujemy do dzisiaj.

Idea była prosta, przenieść format telewizji śniadaniowej, wykorzystać materiały wideo kręcone prze kronikę uniwersytecką i zaangażować studentów. Napisałem scenariusz, zobaczyłem jak zrobili to konkurenci z innych uczelni – tak nie byłem pierwszy. Jednak nie sztuką jest się zniechęcić, bo inni nie odnieśli sukcesu, sztuką jest wyciągnąć wnioski z porażek innych.

Pierwszy „KULine” był całkowitą partyzantką

W ramach przestrzeni uniwersyteckiej zaaranżowaliśmy „studio” – dwa fotele i stolik, bo wiadomo, skoro telewizja śniadaniowa, to muszą być dwa fotele i stolik. Przy wsparciu wykładowców z innych kierunków udało się pozyskać kilka utalentowanych osób, do zagrania na żywo. Podkreślę, że nie było tutaj jasno nakreślone kto wystąpi i z czym.

Goście na żywo, też znaleźli czas w transmisji. Po pierwszym dniu wiedziałem, że udało odnieść się nam sukces, bo widzów na żywo było ponad tysiąc jednego dnia. Innymi słowy było ich kilkaset razy więcej niż w czasie stacjonarnego eventu.

Czy z perspektywy czasu zrezygnowałbym z wydarzenia? Absolutnie, definitywnie i za żadne skarby, nie! Czy coś można było zrobić inaczej? Zdecydowanie tak, ale ponieważ widzów było statystycznie więcej niż na zwykłym dniu otwartym, dostałem zielone światło na kolejne wirtualne dni otwarte.

Ewolucja

Pół roku później, zmiana wynikała z lepszego doboru terminu „pod kandydatów” na studia. Pychą byłoby nie wprowadzać zmian w organizacji tego eventu i, tym bardziej nie posłuchać głosów widzów. Więc, co zmieniliśmy?

Platforma

Pierwsza edycja była streamowana na YouTube. Co oznaczało pewne wyzwania, ponieważ kanału nie subskrybowało dość dużo użytkowników, więc trzeba było ich przeciągnąć z Facebooka (fanpage KUL był wtedy czwartym lub piątym największym uniwersyteckim fanpagem w Polsce). Logicznym było, żeby przeemigrować.

Więcej live w live

Zdecydowanie odwróciliśmy proporcje treści. Tym razem 90% stanowiła prawdziwa transmisja na żywo, a 10% recyklingowe materiały. Oczywiście to podnosiło inne wyzwania, ot choćby pilnowanie harmonogramu gości na planie, reagowanie na bieżąco na zmieniającą się sytuację.

Więcej sprzętu

Przestaliśmy bazować na dwóch losowo dobranych kamerach, jakie były. Tym razem oprócz kombajnów komputerowych, które ogarniały stream, wynajęliśmy także kamery.

Stała łączność

Telewizja na żywo, to także wpadki na żywo. Więc podjąłem decyzję o zmniejszeniu zagrożenia wpadki prowadzących i podłączeniu ich pod stały odsłuch ze studentami. Miałem ich na słuchawkach, a oni mnie. Dzięki temu mogłem monitorować i na przykład prosić o przeciągnięcie rozmowy, bo następni goście łapali opóźnienie.

Harmonogram, to rzecz niemal święta

Nie łudziłem się, że wszystko się uda, ale im mniej okazji, tym mniej zagrożeń. W związku, z tym, to co dało się planować planowaliśmy, a to czego zaplanować się nie dało, też staraliśmy się zaplanować. Innymi słowy, podstawowe pytania zawsze brzmiało – co może pójść „nie tak”.

Pasmo poprawek

Po każdej edycji starałem się wyciągać wnioski. Analizowałem wszystko od organizacji, przez ludzi zaangażowanych, aż po jakość realizacji. I za każdym razem coś było w poprawkach. Tym co było stałe, to zaangażowanie studentów. Oczywiście event mogła zrealizować ekipa ludzi z uczelni, przecież pracują tam ludzie telewizji, radia, mediów, ale serce wkładane przez dzieciaki nie równało się z niczym. Poza tym jak same mówiły, nigdy przez swoje lata studiów nie mieli takiej praktyki. Szczytem były dwa komplementy/historie jakie usłyszałem.

Pierwsza pochodziła od studentki, która na studia przyjechała ze wschodniej Ukrainy. Powiedziała, że rodzice ogólnie internetu nie oglądają, ani tym bardziej Facebooka, ale z tej okazji rodzinnie oglądali wszyscy i rodzice i sąsiedzi i byli tacy strasznie dumni.

Druga historia wydarzyła się w trakcie. Zadzwonili ludzie z jednej z gazet, bo liczyli na niezłą bekę z KULu, a stream był bliski pro.

Jak zakończyć dzień otwartych drzwi na stałe i dlaczego?

Później dużo się zmieniło w mojej pracy na uczelni, bo i sama uczelnia przeszła sporą zmianę, której nie będę oceniał. Chciałbym omówić dwa ostatnie wydarzenia, przy których byłem zaangażowany.

Spełnieniem moich marzeń był event świąteczny, taki jaki pokazali w „Planecie Singli 2”. I jeszcze zanim sytuacja na uczelni się zmieniła, udało się go zrealizować i mogę powiedzieć, że to było absolutne opus magnum tego projektu. Pod względem poprawek, pod względem logistycznym i organizacyjnym, to było genialne wydarzenie i świetnie zrealizowane.

Nic potem nie osiągnęło tego poziomu. Uczelnia miała podejścia do powtórzenia formatu, ale moje i ekipy know-how jednak przekraczały możliwości nowych ludzi.

Koniec formatu

Czy uważam, że ten event jest udany i sprzedawalny? Tak. Jednak dzisiaj część rzeczy robiłbym inaczej. Format nadaje się zarówno dla uczelni, szkół, firm i korporacji i ma ogromny potencjał wizerunkowy.

Niedawno jedna z największych firm ecommerce na świecie, jeśli nie największa, wypuściła wideo ze śpiewającymi pracownikami. Wyszło, w mojej ocenie, mocno cringe’owo. Wplecione w dłuższą komunikacje wizerunkową i format podobny do tego opisanego, mogło diametralnie wpłynąć na wizerunek i odbiór.

Wideo to podstawa na najbliższe kilka lat. Niestety mocno zmienia się jego wartość, bo tiktokizacja komunikacji doprowadza do absurdalnych nawyków wśród widzów, a także mocno zmienia jakoś formatu, ale moim zdaniem, to przejściowe.